青岛新闻网12月12日讯（记者 李倍）2018年，青岛因上合峰会而名扬海内外；2018年，青岛人民因上合峰会而骄傲自豪。作为有幸参与筹备峰会的一支前沿力量，市政府外办根据上合组织青岛峰会筹备委员会和外交部、省市统一部署，在各兄弟部门的大力支持下，全体筹备人员历经290多天的日夜奋战，圆满完成了会务礼宾工作组的重要任务。
开创“三个前所未有”
本次上合峰会，市政府外办开创了青岛外事服务保障工作史上“三个前所未有”：一是会议规格前所未有。习近平主席首次主持上合峰会，包括主席在内的12个国家领导人出席会议。二是会议规模前所未有。包括11个外国领导人、10个国际组织负责人在内的2000多名外宾参会。三是会议筹备工作强度前所未有。会议共举办各类活动80多场。
上合峰会成功召开的背后凝聚着无数服务保障人员默默无闻的奉献和难以想象的辛劳，外宾接待更是一项极其特殊的任务，复杂性高、敏感性强，接待人员直接面对各国元首等重要贵宾，是峰会重要环节之一，事关峰会的成功举办，事关国家、山东省、青岛市对外良好形象。
为完成这项责任重大、使命光荣的任务，市政府外办从全省范围内遴选了素质过硬、业务精湛的接待团队，开展了严格的培训和实战演练，建立了高效顺畅的工作机制，热情细致接待外方先遣团，各方面科学高效、严谨细致的工作，确保了外宾接待工作的圆满完成，展现了山东青岛对外开放的良好形象，赢得了参会代表的高度评价和赞赏。
精挑细选组建接待团队
外宾接待团队的形象代表着青岛形象、山东形象、国家形象。市政府外办高标准选拔接待人员，共从省内各地市、市直部门、区市精挑细选了330多名政治素质好、工作责任心强、外事接待经验丰富的同志担任联络员，组建了由10个区（市）、功能区和市直部门牵头的22个“一对一”外宾接待团队。按照个人特长和岗位需要，又将每个接待团队的联络员细分为综合联络员、副联络员、证件联络员、酒店联络员、行李联络员及机场联络员等，实现了定人定岗、定责定位，做到了各司其职、各负其责。
高标准开展培训和演练
从高等院校邀请经验丰富的专家和老师，为接待团队进行了礼宾礼仪、外事纪律、机场通关、民族宗教、医疗卫生等10余场专项培训，累计培训2000多人次。
为确保接待工作顺畅熟练、一气呵成，组织接待团队多次到会场、酒店、机场、参观场所等开展实地演练，对外宾的行程、作息、饮食、风俗、宗教信仰等反复研究，开展了不计其数的现场演练，试验了各不相同的工作方案，平均每个团队修改接待方案20余稿；对细分的180多个接待要项不断推演打磨，更新完善，将接待活动细化到每一个流程、每项工作任务，每个时间节点，每个工作人员。通过培训和演练，接待人员提高了专业水准，熟悉了接待流程，增强了业务能力，为做好接待工作打下了坚实基础。
接待好外方先遣组
正式会议前，先后接待了外方先遣组两次集中考察和各国（国际组织）先遣人员自行考察共计44批350人次。与外方先遣组开展了认真细致的工作对接，针对外方提出的通信、食材、住宿、会外活动等各方面个性化需求，多次召集部门协调会，尽最大努力予以协调和解决。面对外方先遣组风格迥异的考察、询问和要求，接待团队的同志们热情耐心接待、有节有度答复，展示了开放、包容、负责任的大国形象。
建立高效顺畅的工作机制
筹备工作时间短、任务重、压力大、要求高，为确保各项工作顺利开展，市政府外办建立了高效的集中办公制度、请示汇报制度、每日客情制度、每日例会制度等内部管理制度，并风雨无阻地坚持执行。
会期20天前是接待工作最忙最紧张的时候，外宾的行程、航班和参会要求等信息接踵而至，接待人员每天都要处理不计其数的电话和邮件，及时收集客情信息，并汇总报送给相关领导、酒店、机场、会务、注册等工作部门，确保各相关方面都能及时掌握外宾的最新行程安排和需求，以便做好接待准备工作。
由于时差等原因，虽然每天睡两三个小时已成为工作常态，有的甚至累病在工作岗位，但同志们依然以饱满的热情和干劲坚守在工作岗位，舍小家顾大家，为了上合峰会的圆满成功召开作出了无私奉献。
礼宾接待“宾至如归”
上合峰会的礼宾接待工作得到了中外领导人、与会代表、媒体记者和国际社会的一致好评。中央政治局委员、中央外办主任杨洁篪表示，礼宾接待“宾至如归”。外事无小事，有时一件看似很不起眼的“小事”，处理不当就可能会演变成影响国家间关系的“大事”。
在外事接待过程中，与外宾相处应互相尊重、平等相待、不卑不亢、避免禁忌，不仅要体现热情友好，更要把握好具体分寸，做到“关心有度”、“距离有度”、“举止有度”，把与外宾相关的每件“小事”当成“大事”看待，及时请示汇报，妥善处置对待，只有这样才能不出纰漏，才能在接待好外宾的同时，维护好国家形象和利益。
上合组织青岛峰会已经载入中国外交史册，但奔波在峰会筹备工作一线的这支特殊的队伍，他们仍在继续前行，一如既往地活跃在青岛改革开放的前沿，用自己的言行继续讲述着“青岛故事”和“中国故事”！
